Die zuständige Behörde in Südhessen für alle Zulassungsverfahren nach Wasserhaushaltsgesetz und Hessischem Wassergesetz ist das Regierungspräsidium Darmstadt.

Öffentliche Wasserversorgung ist an hohe gesetzliche Anforderungen geknüpft. Auf der Grundlage des Hessischen Wassergesetzes wurde vom Regierungspräsidium Darmstadt der »Leitfaden für Grundwasserentnahmen« entwickelt. Er beschreibt die Anforderungen an jeden Wasserrechtsantrag, zum Beispiel für die Aufstellung von Wasserbedarfsnachweisen und Wassersparkonzepten.

Neben den wasserrechtlichen Zulassungsverfahren müssen strenge naturschutzrechtliche Zulassungsverfahren erfüllt werden. Schon vor diesen unabhängigen, öffentlichen Zulassungsverfahren muss der Wasserversorger umfangreiche Voruntersuchungen durchführen und die Auswirkungen der Grundwasserentnahme auf die Umwelt bewerten.

Als regionale Wasserbeschaffungsgesellschaft hat Hessenwasser die notwendigen Wasserbedarfsnachweise für den Wasserbedarf im gesamten regionalen Verbundsystem zu führen. In zweijährigem Turnus wird das Protokoll des »Regionalen Wasserbedarfsnachweises« mit den Genehmigungsbehörden abgestimmt. Es bildet die Grundlage für nachhaltige Konzepte zur Sicherung der regionalen Wasserversorgung.